Aufbewahrungsfristen

Bei der Archivierung von Daten müssen verschiedene gesetzliche Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen beachtet werden.

• Die Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt beispielsweise, dass Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufbewahrt werden; dies gilt auch für deren Aufbewahrung in elektronischer Form (Buchhaltungsdaten, elektronische Rechnungen, gegebenenfalls auch E-Mails).

Die Verantwortung für die sichere Aufbewahrung und Wiedergabe dieser Daten liegt dabei beim Unternehmen, das heißt eine derartige Langzeitarchivierung muss gut geplant werden:

• Über den Datenträgerbestand sollte ein Bestandsverzeichnis geführt werden.
• Die archivierten Datenträger müssen regelmäßig geprüft werden; idealerweise sollte eine Kopie vorliegen, falls das Original unlesbar wird.
• Vor allem aber muss bei der Planung der Langzeitarchivierung darauf geachtet werden, dass die Daten in einigen Jahren noch nutzbar sind.

Bei einem Wechsel oder einer neuen Version der Buchhaltungssoftware muss geprüft werden, ob die alten Datenbestände verwendet werden können. Andernfalls müssen die Installationsmedien der alten Software aufbewahrt oder besser noch eine betriebsfähige Installation des alten Programms, eventuell auf einem älteren Rechner, beibehalten werden.

Weitere Informationen

• Weitere Informationen unter www.ris.bka.gv.at