16. September 2022 Sicherer elektronischer Austausch von Lernunterlagen: Tipps und Tools 

Wenn die Dateigröße eines E-Mail-Anhangs die zulässige Obergrenze überschreitet, können spezielle Dienste zum Versenden von Dateien sowie Cloud-Lösungen Abhilfe schaffen. Hier finden Sie praktische Tools für den sicheren Datenaustausch.

Um Ressourcen zu sparen, liegen Lern- und Studienunterlagen immer öfter in digitaler Form vor. Auch andere praktische Gründe sprechen für die Digitalisierung von Dateien: Während Studien- und Lernunterlagen in Papierform verloren gehen können, ist etwa eine PDF-Datei auf dem Computer oder in einem in geeigneter Form abgesicherten Cloud-Speicher sicher abgelegt und geschützt vor ungünstigen Witterungsbedingungen oder Kaffeeflecken.

Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, wichtige Dokumente und Lernunterlagen durch digitale Kopien zu sichern und diese in einer Cloud zu speichern. So beugen Sie einerseits dem Verlust der Unterlagen vor, zum anderen haben Sie von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Dokumente und können diese auch unkompliziert mit berechtigten Mitschülerinnen und Mitschülern beziehungsweise berechtigten Kommilitoninnen und Kommilitonen unter Beachtung relevanter Urheberrechte teilen.

Sicherer Datenaustausch an Hochschulen  

Österreichische Universitäten und Hochschulen verfügen über einen eigenen Dienst zum Versenden größerer Datenmengen. Der kostenlose Service ACOnet FileSender richtet sich an Studierende sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter österreichischer Hochschuleinrichtungen. Mittels FileSender können Dateien mit einer Größe von bis zu 250 GB versandt werden. Einen Leitfaden zur Nutzung des Dienstes erhalten Sie hier: FileSender Anleitung.

Lern- und Studienunterlagen: Tools für den sicheren Datenaustausch

Nachfolgend finden Sie weitere kostenlose Tools zum Versenden größerer Dateien:

• WeTransfer. Der Anbieter ist auf das Versenden großer Datenmengen spezialisiert und verlangt dafür keine Registrierung. Der kostenlose Service ermöglicht den Transfer von bis zu 2 GB großen Dateien. Der entsprechende Download-Link wird per E-Mail an die Empfängerin oder den Empfänger geschickt und ist eine Woche lang aktiv.
• Send Anywhere. Die plattformübergreifende Anwendung ermöglicht das Versenden und Empfangen großer Datenmengen, erfordert jedoch eine Registrierung der Userin oder des Users. Dateien bis zu 4 GB können durch Eingabe einer E-Mail-Adresse, eines Betreffs und einer optionalen Nachricht verschickt werden. Die Obergrenze lässt sich mithilfe eines Chrome- oder Outlook-Plugins auf 10 GB erhöhen. Dateien können per E-Mail-Link oder durch das Versenden eines 6-stelligen Codes geteilt beziehungsweise empfangen werden.  
• Smash. Die kostenlose Version des Dienstes ermöglicht das Versenden von Dateien ohne Datenobergrenze. Eine Registrierung ist nicht erforderlich. Den Zugriff auf die Daten erhält die Empfängerin oder der Empfänger per E-Mail-Link oder durch die Eingabe eines zuvor festgelegten Passworts. Nach Versand sind die Dateien 14 Tage lang zugänglich.
• TransferNow. In der kostenlosen Version eignet sich der Filesharing-Dienst für Dateigrößen bis zu 5 GB. Die zu übertragenden Dateien können einfach per Drag-and-Drop hochgeladen werden. Zum Versenden der Dateien wird die eigene E-Mail-Adresse sowie jene der Empfängerin oder des Empfängers eingegeben. Der Download-Link ist sieben Tage lang gültig.

Cloud-Lösungen für Studierende

Im Laufe eines Studiums sammeln sich viele Unterlagen an, die unnötig Speicherplatz auf einem Laptop oder PC belegen. Zur Archivierung eignen sich in geeigneter Form abgesicherte Cloud-Dienste – dabei handelt es sich um Speicherplatz im Internet, auf den von jedem Ort aus zugegriffen werden kann. Dateien können über die Web-Anwendung hochgeladen oder über einen verknüpften Desktop-Ordner mit der Cloud synchronisiert werden. In der Regel bieten Cloud-Speicher auch integrierte Filesharing-Funktionen zum Versenden und Empfangen von Dateien. Die folgenden Cloud-Dienste sind mit allen gängigen Betriebssystemen und Geräten kompatibel:   

• Dropbox. Der Filehosting-Service erlaubt in der kostenlosen Version eine Datenspeicherung bis zu 2 GB. Dateien lassen sich per E-Mail versenden, indem ein Freigabelink zu einer in der Dropbox gespeicherten Datei erstellt wird. Der Zugriff auf den Speicher kann auch offline über den Dropbox-Ordner am Desktop erfolgen, sofern die Funktion „offline verfügbar machen“ aktiviert ist.
• Google Drive. Wenn Sie bereits Google Mail als E-Mail-Client verwenden, bietet sich auch der Datenspeicher- und Filesharing-Dienst Google Drive an, der mit 15 GB Speicherplatz in der Cloud aufwartet. Der Cloud-Speicher kann auch im Offline-Modus genutzt werden, sofern Sie Google Chrome als Browser verwenden und die Funktion „Google Docs Offline“ aktiviert haben.
• OneDrive. Der Zugriff auf den Cloud-Dienst von Microsoft erfolgt online über einen Webbrowser beziehungsweise eine Client-Anwendung. Der Cloudspeicher kann ebenfalls offline genutzt werden und bietet eine Speicherkapazität von 15 GB.
• iCloud Drive. Der Speicherdienst von Apple verfügt über alle gängigen Funktionen, um Ihre Files online zu stellen, über verknüpfte Geräte zu synchronisieren und mit anderen zu teilen. Die kostenlose Version stellt Userinnen und Usern 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Im Unterschied zur iCloud ist iCloud Drive mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel.

Filesharing- und Cloud-Dienste: Sicherheitsaspekte

Häufig werden die Dateien zunächst auf den Filesharing-Server des Anbieters hochgeladen. Der Upload erfolgt dabei zumeist verschlüsselt. Die Empfängerin oder der Empfänger erhält den E-Mail-Link jedoch in unverschlüsselter Form, sofern keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch den Anbieter vorliegt. So entsteht eine Sicherheitslücke bei der Übertragung der Daten, weil die E-Mail von unbefugten Dritten abgefangen oder weiterverschickt werden kann.

Besonders sensible Daten sollten daher nicht über einen Freigabe-Link per Mail versendet werden. Insbesondere eine unverschlüsselte Übertragung sensibler Daten ist zu vermeiden. Falls der Anbieter eine entsprechende Funktion bereitstellt, sollten Userinnen und User daher die Daten-Freigabe zusätzlich durch ein Passwort schützen. Alternativ ist die Generierung eines verschlüsselten Containers etwa mittels 7ZIP oder beispielsweise mit Veracrypt möglich. Solche Container bieten eine zusätzliche Schutzschicht für die zu versendenden Daten. Das Passwort kann über einen alternativen Kommunikationsweg (zum Beispiel SMS, Telefonanruf, geschützter Messenger-Dienst) an die Empfängerin beziehungsweise den Empfänger übermittelt werden.

Bei Cloud-Diensten werden die Daten in der Regel via SSL/TLS-Protokoll („https“) hochgeladen. Zudem werden die gespeicherten Daten auf den Servern des jeweiligen Cloud-Anbieters mittels starker Verschlüsselungsalgorithmen kryptografisch gesichert (häufig via AES-256-Bit-Verschlüsselungsstandard). Dadurch bleiben Ihre Daten weitgehend vor Cyberangriffen geschützt, auch wenn ein Cloud-Rechenzentrum von Cyberkriminellen gehackt und Daten gestohlen werden. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Userinnen und User ihre Daten zuvor auch selbst mithilfe von Verschlüsselungsprogrammen verschlüsseln und den Schlüssel bei sich speichern. Des Weiteren empfiehlt es sich, eine Mehrfaktor-Authentifizierung für die Anmeldung bei einem Cloud-Dienst zu aktivieren, um das Benutzerkonto effektiv zu schützen.