22. März 2020 Videokonferenzlösungen und IT-Sicherheit

Da die Reisetätigkeit in der derzeitigen Situation stark eingeschränkt ist und direkte Kontakte soweit möglich vermieden werden sollen, sind Videokonferenzlösungen sowohl im Unternehmensumfeld aber auch im privaten Bereich ins Blickfeld gerückt.

Dieser Artikel verdeutlicht daher IT-Sicherheitsaspekte für die Nutzung von Videokonferenzsystemen. Für die Verwendung von Videokonferenzsystemen stellen sich vordergründig die hier angegebenen 9 Fragen zur IT-Sicherheit.

Videokonferenzen nichtmehr nur im professionellen Umfeld

Videokonferenzen als Informationsweg für die Zusammenarbeit sind heutzutage keine Nische mehr und haben offensichtlich an Bedeutung gewonnen. Nicht nur am Büroarbeitsplatz sondern vermehrt im sogenannten Home-Office und auch im Rahmen des Unterrichts, wenn an Schulen und Universitäten keine persönliche Präsenz möglich ist, sind diese Werkzeuge vorzufinden. Das bedeutet, Videokonferenzlösungen bieten nicht nur Behörden, Unternehmen oder anderen Organisationen die Vorteile einer Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, sondern auch für private Anwenderinnen bzw. Anwender.

Darüber hinaus reduzieren solche digitalen Lösungen physische Kontakte und minimieren den Reiseaufwand. Gleichzeitig wird im Vergleich zu Chats, Messaging-Systemen oder E-Mails die Kommunikation durch den Einsatz von Bildern, Videos und Ton unter Berücksichtigung der IT-Sicherheit entscheidend verbessert.

Wesentliche Kommunikationsarten im Home-Office

Im Office-Umfeld werden sowohl synchrone Kommunikationsdienste – d.h. die Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer sind zur gleichen Zeit anwesend – als auch asynchrone Mittel (z.B.: E-Mail, SMS, Textnachrichten, Wiki), die keine zeitgleiche Präsenz erfordern, benötigt. Nicht immer ist eindeutig zu sehen, welchen Nutzen Videokonferenzsysteme haben.

Verwendung von Videokonferenzsystemen

Einsetzbar sind Videokonferenzsysteme für die Echtzeitübertragung und den Informationsaustausch bzw. integrierte Datenübertragung zwischen verteilten Personen bzw. Gruppen. Besonders hervorzuheben ist dabei die Kombination aus Audio und Video zu Zwecken der Zusammenarbeit bzw. Kollaboration. Damit können die Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer unter anderem den Bildschirm teilen (sog. „Desktop Sharing“), oder sich in digitaler Form von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen.

Darüber hinaus spielt der Standort der Teilnehmenden nur mehr eine sehr untergeordnete Rolle. Die Kommunikation kann dabei zwischen Einzelpersonen oder in Gruppen stattfinden. Daher verbinden Videokonferenzlösungen Menschen, die über viele Kilometer entfernt sind.

Daraus folgt, dass Videokonferenzsysteme besonders gut zur Reduzierung von physischen Kontakten geeignet sind, da sich die Kommunikationspartner ausschließlich in digitaler Form gegenüberstehen. Durch die Verknüpfung von Audio und Video können zudem Missverständnisse in der Kommunikation reduziert werden. Das Problem ist aber leider, unter der Vielfalt an Angeboten das richtige Werkzeug zu finden.

Voraussetzungen für die Nutzung einer Videokonferenzlösung

• Auswahl einer geeigneten Lösung
• Kompatibles Endgerät einsetzen (z.B.: Desktop, PC, Mac, Smartphone, Tablet)
• Kamera nützen (oft in das Device integriert)
• Bildschirm anschließen (externer Bildschirm oder in das Device integrierter Monitor)
• Lautsprecher und Mikrofon oder alternativ ein Headset nützen
• Ausreichend schnelle, stabile und sichere Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite sowie Datenvolumen
• Energieversorgung der genützten Geräte (z.B.: Batterien für Headset)

Auswahl an Videokonferenzlösungen

• Amazon Chime
• Bitrix24
• BigBlueButton
• Blizz
• Cisco Webex (kostenpflichtig)
• Citrix GoToMeeting (kostenpflichtig)
• ClickMeeting
• DingTalk
• FaceTime (bzw. über Umwege mittels iMessage)
• Google Hangouts
• Jitsi
• Microsoft Teams
• Slack
• Spreed (OwnCloud)
• Skype
• Wire
• Zoom

Auch sind die berücksichtigten IT-Sicherheitsaspekte der jeweiligen Videokonferenzlösung nicht immer klar ersichtlich und es gibt einen wilden Dschungel an kostenlosen aber auch kostenpflichtigen Lösungen verschiedener Anbieter.

Erforderliche Umsetzungsschritte

• Auswählen der Plattform bzw. Applikation
• Einrichten des Arbeitsplatzes
• Installieren der Plattform und technische Funktionstests durchführen
• Störungen reduzieren (z.B.: Batterien für Headset organisieren)
• Personalisieren der Kommunikation (z.B.: mit privaten Räumen oder mit einzelnen Gruppen)

Neben den aufgezählten fünf Arbeitsschritten können Anwenderinnen bzw. Anwender auch IT-Sicherheitsaspekte berücksichtigen.

Technische IT-Sicherheitsaspekte

• Nur vom Unternehmen freigegebene Videokonferenzlösung einsetzen. Verwenden Sie nur Videokonferenzlösungen, die Ihr verantwortlicher IT-Administrator für Ihre Verwendung freigibt.
• Auf Verschlüsselung achten. Im Idealfall werden die übertragenen Daten sowohl auf dem Transportweg mit einer aktuellen TLS-Version bzw. während der Speicherung symmetrisch z.B. mittels AES 256 geschützt.
• Updates regelmäßig einspielen. Aktualisieren Sie die verwendete Software und das Betriebssystem Ihres Geräts (z.B.: Desktop, PC, Mac, Smartphone, Tablet) sobald dies möglich ist. Spielen Sie insbesondere „Security-Patches“ zeitnah ein.
• Firewall. Stellen Sie die Firewall so ein, dass nur absolut notwendige Kommunikationskanäle aufgebaut werden können. Wählen Sie einen Anbieter, der Ihnen den Einsatz einer Firewall erlaubt.
• Sichere Zugangsdaten wählen. Verwenden Sie ausreichend sichere Zugangsdaten und nützen Sie sichere bzw. einmalig verwendete Passwörter. Stellen Sie 2-Faktor-Authentifizierung, wo es möglich ist, ein.
• Aufsetzen einer VPN-Verbindung. Geschützte Netzwerkumgebungen wie VPNs verbessern die Sicherheit auch für Videokonferenzlösungen. Verwenden Sie im Idealfall eine Lösung, die Ihr Unternehmen Ihnen zur Verfügung stellt.

Verbesserung der Privatsphäre

• Private Kommunikationsräume einstellen. Erstellen Sie private Räume für Ihre Videokonferenz und laden zielgerichtet nur die Empfängerinnen bzw. Empfänger ein, die an der Konferenz teilnehmen sollen.
• Erstellte Konferenzräume nicht wiederverwenden. Auch wenn es komfortabel ist, bereits erstellte, digitale Konferenzräume wiederzuverwenden. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie diese entfernen und bei Bedarf neue Räume aufsetzen.
• Abkleben der Kamera. Wenn Sie eine Kamera verwenden, aber nicht selbst gesehen werden wollen, kleben Sie diese mit einem geeigneten Klebeband ab. Das verbessert Ihre Privatsphäre, wenn Sie nicht gesehen werden wollen.
• Weichzeichnen des Hintergrunds. Manche Lösungen haben Einstellungen zur Anonymisierung des Hintergrunds. Somit ist nur das jeweilige Gesicht erkennbar, der Hintergrund wird beispielsweise ausgegraut oder weichgezeichnet.
• Koordinieren der Teilnehmer. Benachrichtigen Sie Teilnehmer, wenn neue Gäste an der Videokonferenz teilnehmen.
• Account beim Anbieter anlegen. Erstellen Sie einen Account beim Anbieter, wenn dies erforderlich ist. Verwenden Sie Passwörter nach aktuellen Standards und aktivieren 2-Faktorauthentifizierung, wo dies möglich ist.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass sich die Kollaborationstechniken weit fortentwickelt haben. Diese bieten auch Anwenderinnen und Anwendern weitreichende Vorteile und sind für diese im Alltag angekommen. Videokonferenzlösungen erlauben die Daten mit anderen Teilnehmenden zu teilen bzw. die Daten an diese zu senden. Diesbezüglich sind jedoch auch Sicherheitsaspekte ausreichend zu berücksichtigen, damit durch deren Einsatz nicht auch Nachteile entstehen.