30. September 2024 Dropbox: Cloud-Speicher effektiv und sicher nutzen

Wer Dateien online speichern und freigeben möchte, landet schnell bei Dropbox. Aber nur wenige wissen, wie man aus einem kostenlosen Dropbox-Konto das Maximum herausholt. Eine Anleitung.

Filehosting-Dienste erlauben es Nutzerinnen und Nutzern, ihre Dateien auf einen persönlichen Online-Speicherplatz – die sogenannte Cloud – hochzuladen. Der Vorteil des Cloud-Speichers ist, dass die Dateien jederzeit von jedem internetfähigen Gerät aus abrufbar sind. Alles, was Sie dazu brauchen, sind Ihre persönlichen Zugangsdaten.

Einer der beliebtesten Filehosting-Dienste ist zweifellos Dropbox. Genauso wie bei seinen größten Konkurrenten Google Drive oder Microsoft OneDrive ist bei Dropbox auch Filesharing möglich. Das heißt, Sie können Ihre Dateien mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen und gemeinsam bearbeiten. Dadurch eignet sich Dropbox auch als Arbeitstool für Teams, die große Dateien untereinander versenden oder gemeinsam an einem Dokument arbeiten wollen.

In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie Sie Dropbox auch bei begrenztem Speicherplatz effektiv nutzen können und worauf Sie hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Daten achten sollten.

Tipps für eine effektive Nutzung

Die Anmeldung bei Dropbox ist kostenlos, und Sie erhalten 2 Gigabyte Cloud-Speicher. Durch ein kostenpflichtiges Abo gibt es zusätzlichen Speicherplatz und weitere Features. Ein Muss ist das aber nicht. Mit den folgenden Tipps holen Sie aus Ihrem Dropbox-Konto möglichst viel heraus – mit oder ohne zusätzlichen Cloud-Speicherplatz.

- Dateien in der Dropbox speichern: Wenn Sie nicht jedes Dokument einzeln hochladen wollen, können Sie in den Dropbox-Einstellungen unter „Allgemein“ das Microsoft-Office-Add-in „Dropbox als Speicherort in Microsoft Office anzeigen“ aktivieren, sodass Sie Ihre Office-Dokumente direkt in Ihrer Dropbox speichern können.

- Synchronisierung Ihrer Dateien: Insofern Sie die Dropbox-Desktop-App auf Ihrem Computer geladen haben und über eine aktive Internetverbindung verfügen, werden alle Dateien, die Sie in der Desktop-App abspeichern, automatisch auch auf Ihrem Online-Konto und in der mobilen Dropbox-App für Smartphone oder Tablet synchronisiert. So können Sie immer und überall die aktuellste Version einer Datei einsehen.

- Selektive Synchronisierung: Wenn Sie Speicherplatz auf Ihrer lokalen Festplatte sparen wollen, ist die selektive Synchronisierung ein wichtiges Tool. Damit können Sie ausgewählte Dropbox-Ordner von Ihrer Festplatte entfernen, aber weiterhin über Ihr Online-Konto auf die Ordner-Inhalte zugreifen. Änderungen an der Datei in der Cloud werden ab jetzt nicht mehr automatisch auf der Festplatte synchronisiert. Die selektive Synchronisierung lässt sich nur für ganze Ordner, nicht für einzelne Dateien einrichten.

- Dateien „nur online speichern“: Einzelne Dateien, aber auch ganze Ordner können Sie in der Desktop-App als „nur online speichern“ markieren. Die Dateien scheinen in der Desktop-App auf, können aber nur geöffnet werden, wenn eine Verbindung zum Internet besteht. Der Vorteil: Die Dateien belegen keinen Speicherplatz auf der lokalen Festplatte.

- Back-up-Option: Sie können in Ihrem Dropbox-Konto auch Sicherheitskopien anlegen. Im Vergleich zur Synchronisierung bietet das den Vorteil, dass die Dateien nicht aus Versehen überschrieben werden können: Sie bleiben auf dem Stand des Zeitpunkts, zu dem das Back-up angefertigt wurde. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Back-up-Datei bestehen bleibt, auch wenn die Quelldatei gelöscht wurde. Wer allein die Synchronisierung als Back-up nutzt, riskiert, dass Dateien, die an einem Speicherort gelöscht werden, auf allen verknüpften Geräten ebenfalls verloren gehen.

Cloud-Speicher in der Dropbox sparen

Wenn man Dropbox regelmäßig nutzt, ist der kostenlose Speicherplatz von 2 Gigabyte schnell voll. Mit diesen Tipps sparen Sie Speicherplatz – und können Dropbox weiter kostenlos nutzen:

- Unnötige Dateien löschen: Unzählige Dateien und Ordner einzeln durchzusehen und zu löschen, kann sehr zeitaufwendig sein. Doch indem Sie Ihre Dateien nach Größe und Datum filtern und die größeren, älteren, tendenziell nicht mehr wichtigen Dateien zuerst löschen, können Sie in kurzer Zeit viel Platz frei machen.

- Zugriff auf freigegebene Dateien beenden: Oft sind es andere Personen, die große Dateien und Ordner für Sie freigegeben haben und dadurch Ihren Speicherplatz belasten. Diese Inhalte sollten Sie nicht löschen, da sie sonst auch auf den Geräten der anderen Personen verloren gehen. Sie können aber den Ordner, den Sie entfernen möchten, auswählen, die Option „Freigeben“ anklicken und dort Ihren Namen aus der Liste der Nutzerinnen und Nutzer mit Zugriff entfernen.

- Back-ups aufräumen: Sicher ist sicher. Aber manchmal lohnt es sich, vor allem ältere Back-ups, die Sie nicht mehr brauchen oder mehrfach angelegt haben, zu löschen.

- Papierkorb leeren: Im Papierkorb bleiben gelöschte Dateien noch eine Zeit lang bestehen. Wer also sofort freien Speicherplatz benötigt, ist gut beraten, den Papierkorb zu leeren.

- Ordnung halten: Durch einheitliche Methoden bei der Dateibenennung wird es Ihnen leichter fallen, unnötige von wichtigen Dateien zu unterscheiden und die unnötigen zu löschen.

Wie sicher sind Ihre Daten bei Dropbox?

In der Vergangenheit gab es immer wieder Schlagzeilen über Pannen oder intransparenten Datenschutz bei verschiedenen Cloud-Diensten. Besonders sensible Dateien sollten deshalb gar nicht in die Cloud hochgeladen werden, auch nicht bei Dropbox. Für alle anderen Dateien können Sie in Sachen Sicherheit mit folgenden Maßnahmen immerhin nachhelfen:

- Multifaktor-Authentifizierung: Wenn Cyberkriminelle Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Dropbox-Passwort kennen, können sie auf alle Ihre Dropbox-Dateien zugreifen. Um das zu verhindern, sollten Sie in den Webeinstellungen Ihres Dropbox-Kontos unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ die zweistufige Überprüfung aktivieren. Nach der Eingabe des Kennworts folgt eine weitere Authentifizierungsstufe, indem zum Beispiel ein Zugriffscode per SMS an Ihre Telefonnummer versendet wird.

- Dateien verschlüsseln: Dropbox bietet die Option, bei der Freigabe einzelner Dateien oder Ordner für andere Nutzerinnen und Nutzer ein Passwort festzulegen. Allein über den Link zu verfügen, reicht dann nicht aus, um sich Zugriff auf die geteilten Dateien zu verschaffen. Wenn Sie sich nicht nur auf die Verschlüsselung von Dropbox verlassen wollen, können Sie Ihre Daten zusätzlich mit anderen Programmen wie zum Beispiel kostenlos verwendbaren Open Source Werkzeugen verschlüsseln und danach hochladen. Das ist etwa mit verschlüsselten Tresoren, wie das Cryptomator möglich macht, durchführbar.

- Anmeldungen überprüfen: Bei Verdacht auf einen unberechtigten Zugriff können Sie unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ in den Webeinstellungen von Dropbox überprüfen, wann und von wo aus die letzten Anmeldungen erfolgt sind.

- Dropbox-Alternativen berücksichtigen: Dropbox betreibt seine Server nach eigenen Angaben mehrheitlich in den USA, wo der Datenschutz nicht durch ein umfassendes Gesetz geregelt ist, sondern hauptsächlich auf Selbstverpflichtungen der einzelnen Unternehmen beruht. Datenschützerinnen und Datenschützer kritisieren unter anderem, dass US-amerikanische Behörden immer noch zu einfach Einblick in personenbezogene Daten erhalten können. Vor diesem Hintergrund kann es sich lohnen, zu einem Filehoster mit Servern in der EU zu wechseln – etwa Proton Drive, Filen oder Ionos HiDrive. Hier unterliegen die Daten der DSGVO und den jeweiligen nationalen Datenschutzgesetzen.